Reserva de Salas

• Orientações gerais
• Reserva para evento único
• Reserva para evento recorrente

Como funciona a reserva de salas no IFSP-BRA?

Com o intuito de organizar o procedimento de reserva de salas, a Coordenadoria de Apoio ao Ensino elaborou este tutorial com algumas orientações gerais relativas a esse tópico, bem como um passo-a-passo detalhado do procedimento no SUAP, seja para reservas de eventos únicos ou de eventos recorrentes (com frequência semanal, mensal, etc).

Orientações gerais:

Quem avalia as reservas?

•  As reservas de sala devem ser solicitadas pelo SUAP para os seguintes espaços:

• As reservas podem ser destinadas a realização de eventos, reuniões, aulas de reposição, monitorias, estudos e trabalhos de estudantes/turmas, entre outras finalidades, desde que pertinentes às atividades de ensino, pesquisa e extensão do câmpus.

Quem pode solicitar?

• Qualquer servidor do câmpus pode solicitar uma reserva de sala pelo SUAP. 

• Os estudantes não podem efetuar reservas de salas, mas qualquer servidor do câmpus pode solicitar a reserva para que um grupo de alunos ou turma desenvolva uma atividade. Para atividades relacionadas às disciplinas (monitorias, trabalhos, projetos), a reserva deve ser feita pelo(a) docente responsável. Ao fazer isso, o servidor em questão se responsabiliza pelo uso do espaço, com base na relação de confiança construída com os alunos.

Sou docente responsável por um projeto de ensino. Posso reservar salas para os monitores, para todo o período letivo?

• Sim. Para isso, consulte a disponibilidade das salas em nossa Planilha de Ensalamento e solicite a reserva pelo SUAP para um evento recorrente, conforme o tutorial abaixo. Como a nossa planilha é semestral, você pode efetuar a reserva até o final do atual semestre letivo. Para monitorias anuais, é necessário renovar a reserva no início do segundo semestre. Ao solicitar reserva de salas para monitores, é importante indicar os nomes dos monitores na justificativa da reserva ou inserindo-os como interessados. 

Tenho alunos que estão desenvolvendo um trabalho ou projeto relacionado à minha disciplina, mas não vinculado a um projeto de ensino. Posso reservar salas para esses alunos, para uso recorrente?

• Sim. Para isso, consulte a disponibilidade das salas em nossa Planilha de Ensalamento e solicite a reserva pelo SUAP para um evento recorrente, conforme o tutorial abaixo. Ao solicitar a reserva, é importante indicar os nomes dos estudantes na justificativa da reserva ou inserindo-os como interessados. Se a reserva for para um grupo de estudantes, indicar o nome do(a) aluno(a) que ficará responsável pela retirada e devolução da chave.  

Preciso de uma sala maior para aplicar uma prova ou atividade avaliativa. Posso reservar uma sala, em ocasiões eventuais, para esta finalidade?

• Sim. Como avaliações são eventos agendados com antecedência, recomendamos a mesma antecedência na reserva da sala. Para isso, consulte a disponibilidade das salas em nossa Planilha de Ensalamento e solicite a reserva pelo SUAP para um evento único.

Que cuidados são necessários?

• Salientamos que todas as reservas de salas devem ser feitas, preferencialmente, com 24 horas de antecedência. Desse modo, poderemos analisar as opções e atender da melhor forma possível a cada solicitação. Porém, continuamos à disposição para verificar a disponibilidade para o uso de salas no mesmo dia.  

• Ao reservar e fazer o uso de um espaço, o(a) servidor(a) ou estudante se responsabiliza pela retirada e devolução da chave no dia e horário agendados, bem como pela preservação da organização e da limpeza do ambiente utilizado. No caso de laboratórios, adicionalmente devem ser observadas as regras de uso definidas para cada um deles.

• Como cuidados adicionais, lembramos a importância dos seguintes procedimentos após o uso das salas: desligar todos os computadores, projetores, ventiladores e aparelhos de ar condicionado; apagar a lousa; fechar as janelas (principalmente ao final do dia ou na ocorrência de chuvas fortes); verificar se foi esquecido algum objeto pessoal na sala; fechar a porta.

• Para ter um panorama geral das salas do câmpus e verificar a distribuição atual das disciplinas por sala, é importante consultar a Planilha de Ensalamento disponibilizada pela CAE. 

Acesso à Planilha de Ensalamento

Acesse aqui a Planilha de Ensalamento do IFSP-BRA.

O acesso está disponível apenas para servidores via login no email institucional.

Os servidores que ainda não têm acesso podem solicitar à CAE pelo email Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Tutorial - Reserva de Sala para Evento Único

Passo 1: Fazer login no SUAP.

Passo 2: No menu, clique em Administração / Reserva de Salas / Salas, conforme a imagem abaixo:

Passo 3: Na parte superior da tela, insira no campo “Texto” o código da sala que deseja reservar, selecione o câmpus e depois clique em “Filtrar”:

Passo 4: Você irá visualizar a sala pesquisada. Clique no botão “Solicitar/Ver Reservas”:

Passo 5: Na parte superior da tela, você irá visualizar a “Agenda Atual da Sala”: 

Atenção: Nesta agenda aparecerão as reservas de salas feitas pelo SUAP. As aulas fixas das disciplinas podem ser consultadas na Planilha de Ensalamento. 

Passo 6: Mais abaixo, preencher a seção “Formulário de Solicitação”. No campo Recorrência, marque a opção “Evento único”. Informe a data de início/fim do evento, hora de início/fim e a justificativa. No campo “Interessados”, é possível informar os servidores e/ou discentes relacionados à reserva em questão, se for o caso. 

Passo 7: Clicar em “Salvar”. Sua reserva ficará pendente de análise. Quando for analisada, você receberá uma notificação pelo email institucional, informando o deferimento ou indeferimento da reserva, acompanhado de justificativa.

Tutorial - Reserva de Sala para Evento Recorrente

Para um evento recorrente, seguir os mesmos passos indicados para o evento único, com as seguintes diferenças:

No Formulário de Solicitação, no campo “Recorrência”, indicar a frequência do evento (semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente). Por exemplo, para um evento semanal de sexta-feira, as datas de início e fim da reserva devem ser a primeira e a última sexta-feira a serem utilizadas (podendo se estender, no máximo, até o final do atual semestre letivo):

Logo abaixo do Formulário de Solicitação, aparecerá a seção “Dias da Semana”: Marcar o(s) dia(s) da semana para reserva com a recorrência informada anteriormente:

Por fim, clicar em “Salvar” e aguardar a avaliação do setor responsável.