Atividades ou eventos externos - procedimentos para saídas com estudantes

Orientações e procedimentos para eventos externos

Este artigo foi elaborado para orientar os servidores quanto aos procedimentos em eventos que envolvam a saída de estudantes do campus, como por exemplo: visitas técnicas, passeios culturais, participação em eventos acadêmicos ou esportivos, competições, olimpíadas, entre outros.  

Quais são os cuidados necessários?

É importante lembrar que, ao acompanhar estudantes do IFSP em eventos externos, os servidores assumem responsabilidade por esses estudantes, tanto no translado de ida e volta quanto no período de eventual estadia do grupo em outro município ou instituição. Por isso, alguns cuidados são essenciais:

• Antes do evento, no caso de saída com estudantes menores de 18 anos, providencie todas as autorizações dos responsáveis legais, conforme modelo a seguir, identificando eventuais translados, estadias e atividades e a serem realizadas, bem como os dados da instituição ou localidade onde o evento ocorrerá. O servidor acompanhante deve portar as autorizações em todo o período desde a saída até o retorno ao campus. 
• Certifique-se de comunicar à Coordenadoria de Apoio ao Ensino sobre o evento, incluindo data, horários de saída e retorno, lista dos estudantes participantes, nomes e contatos dos servidores que estarão acompanhando o grupo.   
• Certifique-se de ter os contatos de emergência de cada estudante, bem como disponibilizar seu contato aos responsáveis, para eventuais comunicações durante o evento. 
• Antes da saída, verifique se cada estudante está portando o respectivo documento de identidade, bem como o cartão do SUS ou cartão de plano de saúde particular, quando for o caso. 
• Verifique quais estudantes possuem medicamento de uso contínuo e, havendo necessidade de uso durante a viagem, oriente os alunos a levarem o receituário médico.  
• Realize o cadastro do evento no SUAP (cadastro obrigatório), conforme tutorial abaixo. 
• Acompanhe as atividades dos estudantes durante o evento. 

Quais modelos de autorização deverão ser preenchidos?

• De modo geral, os servidores podem utilizar o seguinte arquivo como modelo de autorização dos responsáveis:
• Caso necessário, o modelo impresso poderá ser disponibilizado na sala da CAE (sala B317), para que os responsáveis venham efetuar o preenchimento. Para isso, comunicar o setor com relação ao período de preenchimento, com antecedência. 
• Verifique também se a instituição, órgão ou empresa de destino exige algum tipo de formulário de autorização específico ou complementar. 

Como cadastrar o evento no SUAP?

• Ao acessar o SUAP, selecione no menu à esquerda a opção Comunicação Social - Eventos;
• No canto superior direito, clique em "Adicionar evento";
• Preencher as seções: Dados Gerais, Local e Data, Coordenação e Organização, Classificação, Financeiro (quando for o caso);
• Na seção "Tipos de Participante", inserir todos os estudantes que participarão do evento.
• Clicar em "Enviar" e aguardar a aprovação do DAE. 
• A criação de eventos no SUAP deve ser feita com antecedência e não dispensa a comunicação do mesmo à CAE, conforme este tutorial.